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如果抽查的數據與現場記錄的數據出入較大，則以商務部抽查的為準，並且在下個月加大抽查的頻率。」
張雲青接著講解要求道：「第三條，商務部對簽證洽商的參與程度。
為了保證簽證洽商的真實性，避免辦理一些憑空捏造出來的簽證。
特別要求的是：
每次簽證洽商事件發生時，勞務隊伍、供應商都必須要同時通知項目部的對應生產人員和商務主管于丹珍。
如果沒有通知商務部主管于丹珍到現場去查看的簽證，我們視沒有發生過，產生的費用與我司無關。
如果通知了商務部主管于丹珍，但是她沒有時間去現場查看，也沒有協調安排其他商務人員到現場配合查看，則于丹珍有責任和義務在生產查看的簽證上簽字。」
有勞務隊伍問道：「這是不是說明，只要沒有通知過商務部的人員去現場看的簽證，是否就是完全不認可發生的費用？」
張雲青解答道：「是這個意思。」
剛才提問的勞務隊伍繼續問道：「那如果現場有一塊區域新栽了一棵椰子樹，這樣沒有及時通知是否可以簽證確認呢？」
張雲青解答道：「這種情況不屬於隱蔽工程，可以在竣工圖上明確反映的，沒有爭議的內容，就不用辦理簽證。簽證是特指對隱蔽工程的確認，對實施後沒有辦法進行鑑定的內容進行現場確認。
就拿剛才栽了一棵椰子樹來說，你是新栽的情況下就不用辦理簽證。
如果你是移栽一棵椰子樹，你在移栽前要有照片、移栽的過程中要有照片、移栽完成後要有照片，這些照片是幫助公司以後的結算審核人員認可現場確實發生了這件事。
項目部的商務人員則需要在你移栽前、移栽過程中、移栽後查看你具體移栽的情況。」
剛才提問的勞務隊伍繼續提問道：「以前商務沒有組織過這樣的會議，也未對簽證的時效性和商務部人員對簽證的參與程度，提出過像今天這麼非常明確的要求。
我想知道的是，對於今天之前已經發生的簽證，我們要如何辦理？難道就都不認了嗎？」
張雲青解答道：「對於今天開會之前已經發生的簽證，我們是認可的。但不是無限期地認可的。從今天起十五天之內，請大家對前面已經發生的簽證，形成書面的確認簽證內容，請生產的現場相關人員審核確認後，由生產的人員轉交到項目部的商務主管于丹珍那裡審核確認。
如果在十五天之後還沒有申報進行審核的，商務部則認為在今天開會之前沒有產生過需要辦理簽證的事件。」
「如果你們項目部的現場生產人員就是不簽字確認，又如何辦理呢？」
張雲青繼續解答道：「首先這種極端情況是不容易發生的，請大家放心。畢竟每一個上班的同事，都是有較高的職業操守的。
其次是，很不幸地就是發生了生產人員拒絕簽認的情況時，而你的簽證又是確實真實發生了的情況下，你可以直接拿著書面的簽證資料找商務主管于丹珍，請她幫助你協調項目部的相關人員和你們一起協商、討論、審核你的簽證資料。」
張雲青繼續講解道：「第四條，關於結算的。
關於對下的結算，公司的標準範本合同有一些比較重要的約定。
一、是必須等待對上結算完成才能辦理對下結算的書面確認手續。
這一點，在我們開這個會議之前，我們內部開了一個內部合同交底會，經過了充分的討論，並且形成了討論的結果。
在這個會議上，正好宣布給大家，在今後的結算工作中遵照執行。
我們對下結算這件事情上仍然執行必須等待對上結算完成才能辦理對下結算的書面確認手續。
但是，大家知道的，對上結算完成有的少則要等一年，多的等兩年、三年也是有。
這樣的話給我們的對下結算審核辦理工作帶來極大的不方便和不確定性。
所以，以後對下的結算，在工程整體竣工驗收後，就啟動對下結算辦理的審核工作。
也就是說，工程整體驗收後，下包隊伍就可以正常地申報你的結算，項目部就安排人手開始著手審核你的結算申報文件。
這裡還要說明一點的是，我們對上結算一般會要求整體竣工驗收後三個月內必須上報出去。
如果哪家下包隊伍的結算申報在這個時間內沒有把你的結算報給項目部，導致我們對上結算申報時，與你相關的部分漏報了，少報了，則後果要由相關的下包隊伍承擔實際損失的結果。
因為公司的對下結算約定中，有一條特別註明了一條，是對下的結算工程量不得超過對上審核竣工結算的工程量。
二、是下包隊伍的結算申報不得惡意申報。
所謂的惡意申報是特指：
1、完成100平方米鋪裝的，你申報完成120平方米鋪裝；
2、由別的隊伍完成的工程量，你在自己的結算里申報，影響別人的結算申報；
3、甚至項目上根本都沒有發生過的項目，你把他作為結算申報上來。
對於這些惡意申報的隊伍，我們會在完工履約評價文件中給予註明。
一般情況下，被註明三次，就會被列入公司的黑名單供應商庫，以後不得再參與西方建築的招標。」